ELENA wird ab 2010 eingeführt

Die papierlose Sachbearbeitung nimmt immer stärkere Konturen an. Einen weiteren Baustein im Zusammenhang mit den maschinellen Datenübermittelungen stellt der Elektronische Entgeltnachweis, kurz „ELENA“ dar, dessen Grundlage mit einem Gesetzesentwurf über das Verfahren eines elektronischen Entgeltnachweises (ELENA-Verfahrensgesetz) geschaffen wurde.

Nach dem ELENA-Verfahrensgesetz sollen ab dem Jahr 2010 die Arbeitgeber für ihre Beschäftigten Einkommensnachweise, die für die Anträge auf Arbeitslosengeld, Elterngeld und Wohngeld erforderlich sind, an eine Zentrale Speicherstelle (ZSS) übermitteln. Die infrastrukturellen Voraussetzungen hierfür werden noch im Jahr 2009 geschaffen.

Inhalt der Datensätze sind die Daten, die für die zuständigen Behörden bzw. Leistungserbringer für die Bearbeitung der Anträge auf Arbeitslosengeld, Elterngeld bzw. Wohngeld erforderlich sind. Allerdings können die zuständigen Behörden bzw. Leistungserbringer die Daten erstmals ab dem 01.01.2012 abrufen. Hier hat der Gesetzgeber mit einer Einführungsphase von zwei Jahren kalkuliert.

Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen werden durch ELENA eingehalten. So werden beispielsweise die Daten vor Speicherung bei der Zentralen Speicherstelle (ZSS) zweifach verschlüsselt. Zudem erfolgt eine Weitergabe der Daten an die zuständige Behörde bzw. den zuständigen Leistungsträger nur dann, wenn der Betroffene hierzu sein Einverständnis erteilt.

Beschäftigter muss sich am ELENA-Verfahren anmelden

Das Einverständnis, dass die ZSS die Daten an die zuständige Behörde bzw. den zuständigen Leistungserbringer weitergeben darf, erteilt der Betroffene (Beschäftigte/Arbeitnehmer) dadurch, indem er sich am ELENA-Verfahren anmeldet und daran teilnimmt. Hierzu muss sich der Betroffene eine elektronische Unterschrift besorgen, die lebenslang gültig sein wird. Die elektronische Unterschrift ist eine Identitätsnummer, die auf einer Signaturkarte, was z. B. eine Bankkarte, der digitale Personalausweis oder sogar die elektronische Gesundheitskarte sein kann, aufgebracht wird.

Erst dann, wenn der Betroffene mit seiner elektronischen Unterschrift die Daten bei der ZSS freigibt, können diese an die zuständige Behörde/den zuständigen Leistungserbringer übermittelt werden. Diese wiederum können die Daten auch nur mittels einer elektronischen Signatur abrufen und verarbeiten.

Bürokratieabbau

Durch das ELENA-Verfahren soll eine Vereinfachung und Beschleunigung der beschriebenen Anträge durch die Behörden erreicht werden. Alleine die Zahl, dass derzeit jährlich drei Millionen Arbeitgeber 60 Millionen Entgeltnachweise für Anträge auf Arbeitslosengeld, Elterngeld und Wohngeld stellen, zeigt ein erhebliches Potenzial an Bürokratieabbau. Die ersten sechs Formulare, die ab 2010 durch das ELENA-Verfahren an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) entrichtet werden, werden aktuell jährlich neun Millionen Mal von den Arbeitgebern ausgedruckt.

Bis zum Jahr 2015 wird geprüft, ob noch weitere Bescheinigungen in das ELENA-Verfahren eingebunden werden können. Dadurch würde sich der Bürokratieabbau noch deutlicher bemerkbar machen bzw. eine weitere Beschleunigung in der Bearbeitungszeit erreicht werden.

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